De meest gemaakte fout in beleidsstukken is dat de schrijver schrijft vanuit wat híj weet, in plaats van vanuit wat de lezer nodig heeft. Het gevolg: een tekst die volledig is, maar niet gelezen wordt.

Schrijven voor je lezer begint met twee vragen:

Wat moet je lezer na het lezen doen, weten of beslissen?

Dit is de vraag die de meeste schrijvers overslaan. Toch is het antwoord bepalend voor alles wat volgt: welke informatie je nodig hebt, hoe je de tekst opbouwt en wat je kunt weglaten. Een tekst zonder helder doel bevat te veel, biedt te weinig richting en bereikt de lezer niet.

Maak voor jezelf de volgende zin af - niet in de tekst zelf, maar als vertrekpunt: Na het lezen van dit stuk weet/doet/besluit de lezer…

Wie is je primaire lezer en wat weet die al?

Je schrijft zelden voor één persoon, maar je kunt niet voor iedereen tegelijk schrijven. Kies één primaire lezer: degene die na het lezen iets moet weten, doen of beslissen. Andere lezers kunnen prima meelezen, maar de tekst is voor die ene lezer.

Die keuze bepaalt hoeveel je uitlegt, welk detail je kiest en welke toon je gebruikt. Een collega op de uitvoerende afdeling heeft andere informatie nodig dan een wethouder of een raadslid — ook als de inhoud dezelfde is.

Vóór het schrijven

• Beantwoord eerst de doelzin: Na het lezen weet/doet/besluit de lezer… Pas als je dit helder hebt, begin je.
• Bepaal je primaire lezer. Wie moet er na het lezen iets mee? Schrijf voor die persoon.
• Breng de voorkennis van je lezer in beeld. Weet hij al hoe het dossier in elkaar zit? Kent hij de context? Dat bepaalt hoeveel je uitlegt.
• Begin met een 80%-versie: schrijf eerst in steekwoorden of bullets wat je wilt zeggen. Laat die versie al lezen voordat je begint met uitschrijven. Zo redigeer je later de goede tekst, niet de verkeerde.

Tijdens het schrijven

• Zet je conclusie of kernboodschap vooraan. Niet als samenvatting, maar als vertrekpunt. De lezer moet in de eerste alinea begrijpen wat er van hem verwacht wordt.
• Check bij elke alinea: is dit voor mijn primaire lezer? Draagt het bij aan wat hij moet doen, weten of beslissen? Zo niet: schrap het.
• Gebruik jargon alleen als je zeker weet dat je lezer het kent. Weet je dat niet zeker? Leg het uit, of kies een ander woord.
• Schrijf concreet. "De aanpak wordt de komende periode uitgewerkt" zegt niets. "De betrokken afdelingen leveren voor 1 juni een uitvoeringsplan aan" wel.

Na het schrijven

• Lees je tekst als je primaire lezer. Wat is het eerste dat opvalt? Is het duidelijk wat er van je verwacht wordt?
• Vraag iemand buiten het dossier om te lezen. Niet om de inhoud te beoordelen, maar om te checken of de tekst begrijpelijk is en of de bedoeling duidelijk is.
• Controleer je afsluiting. Eindigt de tekst met een verwachting richting de lezer, of met een constatering? Een tekst die eindigt met "de komende periode werken we dit verder uit" geeft geen richting. Een tekst die eindigt met "de stuurgroep geeft voor 1 mei akkoord op de drie uitgangspunten" wel.